PDF-Dokumente will man recht häufig ändern. Seien es Rechtschreibfehler, Bildverkleinerungen oder eine geänderte Telefonnummer. Ein PDF-Editor muss her. Da die Idee hinter dem Portable Document Format (PDF) eigentlich die Unveränderbarkeit ist, scheint das Editieren auf den ersten Blick nicht möglich zu sein. Auf den zweiten Blick ist es nicht unkompliziert. Und auf den Dritten Blick scheinen waschechte PDF-Editoren viel Geld zu kosten.
PDF-Editoren teilen sich in mehrere Kategorien von Fähigkeiten
Geht es einem nur um Anmerkungen, bewerkstelligt man das mit den vielen kostenlosen Readern: PDF Expert (ohne Lizenz), Apple Vorschau, Skim, Foxit Reader, Adobe Acrobat Reader u.v.a. Das sind im technischen Sinn keine Änderungen sondern Notizen, die sich jederzeit mit einem Klick entfernen oder ausblenden lassen. Sie sind wie bunter Klebezettel, die das Dokument auch nicht verändern.
Einfache Änderungen mit einfachen Editoren
Wenn man nur einfache Elemente ändern möchte, etwa einen Tippfehler, so reicht der PDF-Editor von LibreOffice oder OpenOffice. Softmakers FreeOffice kann das auch, ist aber keine Open Source Software. Softmakers reguläres Office-Produkt kostet auch schon wieder 70,– bzw. 100 Euro. Das immerhin kostenlose OnlyOffice gefällt uns nicht so.
Die häufigsten PDF-Änderungen beherrschen Mid-Range-PDF-Editoren und Grafikprogramme
Ein guter Editor ist PDF Expert für 80 Euro von Readdle.
Ein sehr guter Editor ist PhantomPDF – ab 130 €. Man kann sich viele Fähigkeiten schon in der Reader-Version ansehen, bevor man kauft. Das ist fair.
Besitzt man Grafikprogramme wie den noch jungen Affinity Designer (nur 55€) oder Illustrator (alte Kauf-Versionen wie CS5 bei eBay reichen vollkommen aus), lassen sich damit einzelne Seiten aus mehrseitigen PDF-Dokumenten bearbeiten. Leider muss man die Einzelseiten dann anschließend wieder in das Gesamtdokument einbauen (zum Beispiel mit der Gratisversion von PDF Expert).
Power PDF Standard kostet 110 Euro. Die Fähigkeiten sind uns allerdings bisher nicht bekannt (Wenn der Hersteller hier mitliest, kann er uns gerne mit einer Lizenz zum Testen versorgen).
Wenn Geld keine große Rolle spielt, helfen PDF-Editoren für Profis
In der professionellen grafischen Industrie – Druckereien, Belichtungsstudios, Agenturen – wird gerne Enfocus PitStop eingesetzt. Leider gehen die Preise erst bei rund 900 Euro los.
Der Alleskönner ist Adobe Acrobat – nicht der Reader. Der ist allerdings auch sehr teuer. Es gibt ihn nur im Abo-Modell (das ist nicht sehr empfehlenswert). Mit ihm ist man auf der sicheren Seite. Auch hier genügt eine gebrauchte Kauf-Version wie CS5.
Wichtiges Hintergrundwissen
PDF-Dateien sind Container. Sie können Bildobjekte auf Vektorbasis (Grafiken) oder Pixelbasis (Fotos) enthalten. Außerdem Video und andere Multimediaformate, interaktive Formulare, Scripts und Anhänge (Attachments). Für die Pixelbilder benötigt man in der Regel Editoren für Pixelbilder wie Affinity Photo oder Photoshop. Darauf soll hier jedoch nicht weiter eingegangen werden.
Schriftartige Elemente, also Fließtext und Überschriften, liegen im Computer meist verktorbasiert vor. Sie stammen häufig aus Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Präsentations- oder Grafikprogrammen. Da sie im PDF-Dokument in keiner so einfach editierbaren Form vorliegen, werden spezialisierte PDF-Editoren benötigt. Deren Fähigkeiten sind stark von der Wertigkeit im Sinne des Preissegments abhängig, aber nicht völlig.
Eine wichtige Rolle spielen auch die PDF-Versionen sowie die PDF-Standards – auch Typen genannte – für bestimmte Fähigkeiten. Aktuell ist PDF-Version 1.7 – die sollte ein Editor also unbedingt beherrschen. Es existiert zwar auch eine Version 2.0, diese ist jedoch nur im 3D-Sektor relevant.
Da viele PDF-Dokumente für den Druck auf professionellen Druckmaschinen vorgesehen sind, liegen sie im Standard X-3 vor, neuere Dokumente im Format X-4. Seit 2001 schreibt ISO 15930 für PDF/X vor, wie ein Druckvorstufen-gerechtes PDF definiert ist. Die PDF-Editoren müssen diese Standards also unterstützen, da die Dokumente sonst schnell unbrauchbar werden oder wenigstens die X-Konformität verlieren. Ohne diese Konformität lassen die PDF-Dateien zwar meist problemlos drucken. Der PDF-X-Standard soll dies jedoch gewährleisten. Im geschäftlichen Umfeld ist manchmal wichtig, zu wissen, an welcher Stelle im Produktionsprozess etwas schief gegangen ist.
Der Standard PDF/A ist als Archiv-Definition zwar editierbar; verliert dann jedoch beim Speichern genau diese Eigenschaft. Denn das Archiv-PDF soll Revisionssicherheit gewährleisten. Selbst wenn das Dokument wieder im PDF/A-Standard gespeichert wird, verändert sich der Hashwert dieses Dokumentes. So lässt sich beweisen, dass es bearbeitet worden ist. Für Verträge könnte das wichtig sein. Für das eigene eMail-Archiv vielleicht nicht so.
Beim Editieren des Standards PDF/UA für Universal Accessability sollte man ebenfalls Wissen über die komplexe Dokumentstruktur von PDF-Dokumenten besitzen, da diese Dateien sonst eventuell ihre Barrierefreiheit verlieren. PDF-Editoren, die den UA-Typ unterstützen, sind leider selten.
Mehr Infos zum Beispiel auf Wikipedia oder der PDF-Referenz bei Adobe.