Um es gleich vorweg zu nehmen: ich habe mich unter mehr als zwei Dutzend Zeiterfassungssystemen aus hauptsächlich zwei Gründen letztlich für OfficeTime entschieden. Der wichtigste Grund war, dass es bidirektional mit anderen Kalendern synchronisiert, hier mit iCal. Eher eine Voraussetzung, um an meinem Vergleichstest teilnehmen zu können, ist das Vorhandensein von Versionen für iOS, MacOS und Windows OS.
Bidirektionale Synchronisation
Es gibt Arbeitszeiten, die vorher klar sind, zum Beispiel weil ein Termin beim Kunden feststeht. Der Termin steht deshalb im Kalender. Den in eine Zeiterfassung zu übertragen, wäre eine zusätzliche Mehrarbeit, die im Computerzeitalter unnötig sein sollte. Außerdem birgt manuelles Übertragen zusätzliche Fehlerquellen. Fehler sollten in Abrechnungen aber möglichst nicht vorkommen.
Und es gibt Arbeitszeiten, die erst klar sind und gemessen werden können, wenn sie anfallen. Das sind die meisten Tätigkeiten, die man im Auftrag abarbeitet. Diese Arbeiten können direkt in einer Zeiterfassung protokolliert werden.
Daher liegt es auf der Hand, dass alle geleisteten Zeiten letztendlich in der Zeiterfassung stehen. Schließlich haben Kalenderprogramme keine Auswertungsfunktionen – was vielleicht eine gute Geschäftsidee für ein Team von Programmierern wäre, die keine Produktidee haben: ein Auswertungs-Plugin für iCal oder BusyCal.
Um die erwähnte Fehlerquelle der doppelten Erfassung zu vermeiden, ist es wünschenswert, dass sich die Zeiterfassung die Arbeitszeiten aus den Terminkalendern selbstständig zieht. Und der Vollständigkeit halber sollten die in der Zeiterfassung protokollierten Zeiten in den Kalender übertragen werden. Beides beherrscht OfficeTime in der getesteten Version 1.9.
Die Ergonomie haben andere Programme besser gelöst. Etwa der übliche Abschluss einer Feldänderung mit Enter: das führt bei OfficeTime zum Aufruf eines Dialogfensters. Auch das Layout ist bei TimeSlice platzsparender.
Was mir fehlt, sind Ordner, um Tasks in den Projekten besser zu strukturieren. Das haben leider alle getestet Programme gekonnt – außer OfficeTime. Allerdings hat der Autor Stephen Dodd das für die Version 2 angekündigt.
Außerdem ist eine Erfassung in Abhängigkeit bestimmter Programme (zum Beispiel InDesign für Layout, Browser für Testing) oder Dateien (zum Beispiel die Tabelle Umsatz) wünschenswert. Das macht zum Beispiel TimeSlice (4.6.3). Leider ist das Programm seit Jahren nicht aktualisiert worden. Im Test hat die eigentlich auch vorhandene Synchronisation nicht (mehr) funktioniert. Das ist bei einem so wichtigen Kriterium wirklich sehr schade.
Ursprünglich sollte es ein echter Vergleichstest der Apps werden, weil ich im Internet keinen Bericht gefunden habe, der meine Fragen beantworten konnte. Angesehen und benutzt habe ich mir zwei Gruppen von Programmen bzw. Apps: die mit Zwang zur Registrierung und die ohne. Zu den letzteren gehören atWork, Hours, Qlaqs (2 Versionen), timeEdition, TimeTack Ent., TimeTrack Free, timr, Tyme 2 sowie zweiverschiedene Apps mit dem Namen Zeiterfassung. Tests ohne Anmeldung beim Hersteller sind natürlich viel sympathischer, auch wenn Test-Accounts keine große Sache sind. Da aber auch die anderen Programme neugierig gemacht haben, habe ich noch eine Gruppe Apps mit Registrierungs-Zwang angesehen. Das waren clockodo, Freework, Harvest (das auch durchaus einen guten Eindruck machte), KWP zeit, LogMyTime, planovoZeiterfassung, Timely, TimeRecording, TimeTac, TimeTRacker+, Timeboard, TrackingTime, wieder zwei Apps mit dem Namen Zeiterfassung sowie ZEP2.
Einige Hersteller scheinen nur mit Präsenz in den App-Shops für mobile Systeme Umsatz machen zu wollen. Professionelle AnwenderInnen erreicht man so auf Dauer nicht.
Aber einerseits wäre der Aufwand für einen Test ohne zahlenden Auftraggeber zu groß gewesen. Und andererseits hat sich eben schnell herauskristallisiert, dass es für mich ein KO-Kriterium ist, die Synchronisation mit iCal zu beherrschen.
Fazit
Das Programm macht, was es soll: die Zeit erfassen. Das können andere auch. Der USP ist die Synchronisation mit iCal. Da dies nur ein Programm beherrscht und ein zweites eventuell nach einem Update (TimeSlice), war sozusagen automatisch OfficeTime der Sieger.
✅ Synchronisation mit den Kalendern der jeweiligen Systems (iCal).
⛔️ Synchronisation ist träge (Core i7 mit 2,8 GHz), wenn es um das Einlesen von vielen Datensätze aus iCal geht. Layout und Editierfunktionen sind bei anderen Programmen besser. Es ist jetzt schon zu sehen, dass mir persönlich das nächste Programmlayout gar nicht gefallen wird, weil es neumodisch den Platz auf dem Screen vergeudet. Keine Ordner (angekündigt).
⦿ OfficeTime Zeiterfassung und Auswertung. Autor: Stephen Dodd. Preis: 42 Euro für Mac/Win. 9 Euro für iOS.
◉ Bald erscheint: OfficeTime Version 2 – ich wünsche Stephen Dodd damit viel Glück und werde die Version zügig nach Erscheinen testen.
Wer möchte kann die neue Version über Crowd Funding unterstützen: https://crowdfunder.officetime.net/projects/version2/
▣ Eigene Cloud ist Goldes wert. Version 12 erlaubt nun über 100.000 User an einer Installation – durch Skalierung sind jetzt Millionen User möglich. Ansonsten bringt NextCloud für User keine offensichtlichen Neuerungen. Aber dieser technologische Schub illustriert die Leistungsfähigkeit und das Niveau des Know-hows.