▶︎ OfficeTime Vergleichssieger

Um es gleich vorweg zu nehmen: ich habe mich unter mehr als zwei Dutzend Zeiterfassungssystemen aus hauptsächlich zwei Gründen letztlich für OfficeTime entschieden. Der wichtigste Grund war, dass es bidirektional mit anderen Kalendern synchronisiert, hier mit iCal. Eher eine Voraussetzung, um an meinem Vergleichstest teilnehmen zu können, ist das Vorhandensein von Versionen für iOS, MacOS und Windows OS.

Bidirektionale Synchronisation

Es gibt Arbeitszeiten, die vorher klar sind, zum Beispiel weil ein Termin beim Kunden feststeht. Der Termin steht deshalb im Kalender. Den in eine Zeiterfassung zu übertragen, wäre eine zusätzliche Mehrarbeit, die im Computerzeitalter unnötig sein sollte. Außerdem birgt manuelles Übertragen zusätzliche Fehlerquellen. Fehler sollten in Abrechnungen aber möglichst nicht vorkommen.

Und es gibt Arbeitszeiten, die erst klar sind und gemessen werden können, wenn sie anfallen. Das sind die meisten Tätigkeiten, die man im Auftrag abarbeitet. Diese Arbeiten können direkt in einer Zeiterfassung protokolliert werden.

Daher liegt es auf der Hand, dass alle geleisteten Zeiten letztendlich in der Zeiterfassung stehen. Schließlich haben Kalenderprogramme keine Auswertungsfunktionen – was vielleicht eine gute Geschäftsidee für ein Team von Programmierern wäre, die keine Produktidee haben: ein Auswertungs-Plugin für iCal oder BusyCal.
Um die erwähnte Fehlerquelle der doppelten Erfassung zu vermeiden, ist es wünschenswert, dass sich die Zeiterfassung die Arbeitszeiten aus den Terminkalendern selbstständig zieht. Und der Vollständigkeit halber sollten die in der Zeiterfassung protokollierten Zeiten in den Kalender übertragen werden. Beides beherrscht OfficeTime in der getesteten Version 1.9.

Die Ergonomie haben andere Programme besser gelöst. Etwa der übliche Abschluss einer Feldänderung mit Enter: das führt bei OfficeTime zum Aufruf eines Dialogfensters. Auch das Layout ist bei TimeSlice platzsparender.

Was mir fehlt, sind Ordner, um Tasks in den Projekten besser zu strukturieren. Das haben leider alle getestet Programme gekonnt – außer OfficeTime. Allerdings hat der Autor Stephen Dodd das für die Version 2 angekündigt.
Außerdem ist eine Erfassung in Abhängigkeit bestimmter Programme (zum Beispiel InDesign für Layout, Browser für Testing) oder Dateien (zum Beispiel die Tabelle Umsatz) wünschenswert. Das macht zum Beispiel TimeSlice (4.6.3). Leider ist das Programm seit Jahren nicht aktualisiert worden. Im Test hat die eigentlich auch vorhandene Synchronisation nicht (mehr) funktioniert. Das ist bei einem so wichtigen Kriterium wirklich sehr schade.

Ursprünglich sollte es ein echter Vergleichstest der Apps werden, weil ich im Internet keinen Bericht gefunden habe, der meine Fragen beantworten konnte. Angesehen und benutzt habe ich mir zwei Gruppen von Programmen bzw. Apps: die mit Zwang zur Registrierung und die ohne. Zu den letzteren gehören atWork, Hours, Qlaqs (2 Versionen), timeEdition, TimeTack Ent., TimeTrack Free, timr, Tyme 2 sowie zweiverschiedene Apps mit dem Namen Zeiterfassung. Tests ohne Anmeldung beim Hersteller sind natürlich viel sympathischer, auch wenn Test-Accounts keine große Sache sind. Da aber auch die anderen Programme neugierig gemacht haben, habe ich noch eine Gruppe Apps mit Registrierungs-Zwang angesehen. Das waren clockodo, Freework, Harvest (das auch durchaus einen guten Eindruck machte), KWP zeit, LogMyTime, planovoZeiterfassung, Timely, TimeRecording, TimeTac, TimeTRacker+, Timeboard, TrackingTime, wieder zwei Apps mit dem Namen Zeiterfassung sowie ZEP2.
Einige Hersteller scheinen nur mit Präsenz in den App-Shops für mobile Systeme Umsatz machen zu wollen. Professionelle AnwenderInnen erreicht man so auf Dauer nicht.

Aber einerseits wäre der Aufwand für einen Test ohne zahlenden Auftraggeber zu groß gewesen. Und andererseits hat sich eben schnell herauskristallisiert, dass es für mich ein KO-Kriterium ist, die Synchronisation mit iCal zu beherrschen.

Fazit

Das Programm macht, was es soll: die Zeit erfassen. Das können andere auch. Der USP ist die Synchronisation mit iCal. Da dies nur ein Programm beherrscht und ein zweites eventuell nach einem Update (TimeSlice), war sozusagen automatisch OfficeTime der Sieger.

✅  Synchronisation mit den Kalendern der jeweiligen Systems (iCal).

⛔️  Synchronisation ist träge (Core i7 mit 2,8 GHz), wenn es um das Einlesen von vielen Datensätze aus iCal geht. Layout und Editierfunktionen sind bei anderen Programmen besser. Es ist jetzt schon zu sehen, dass mir persönlich das nächste Programmlayout gar nicht gefallen wird, weil es neumodisch den Platz auf dem Screen vergeudet. Keine Ordner (angekündigt).

⦿ OfficeTime Zeiterfassung und Auswertung. Autor: Stephen Dodd. Preis: 42 Euro für Mac/Win. 9 Euro für iOS.

◉ Bald erscheint: OfficeTime Version 2 – ich wünsche Stephen Dodd damit viel Glück und werde die Version zügig nach Erscheinen testen.
Wer möchte kann die neue Version über Crowd Funding unterstützen: https://crowdfunder.officetime.net/projects/version2/

 

▷ Barcelona wechselt zu OpenSource

▣ Die Millionenstadt Barcelona hat angekündigt, die Verwaltung auf umzustellen. Zunächst sollen die Browser aus Redmond durch die von Mozilla (Firefox) ersetzt werden. Als Bürolösung sei OpenOffice oder andere Alternativen im Gespräch. Avisierter Mail-Server-Ersatz wird Open-Xchange. Auf rund eintausend Rechnern laufe bereits Ubuntu statt Windoof. Vorerst bleibe als Betriebssystem jedoch Windows noch in Verwendung.

OpenSource hat nur Vorteile

◉ Ziel sei, sich nicht von bestimmten Lieferanten abhängig zu machen und Lizenzkosten zu sparen. Die Erstellung von großen Datenbeständen (Big Data) mit OpenSource-Tools in offenen Formaten verbessert darüberhinaus die Interoperabilität von Daten der verschiedenen Verwaltungen und spart so durch Vermeidung von Mehrfacherfassung.

Die Angestellten, die von der Umstellung betroffen sind, müssen natürlich einige Aspekte der alternativen Softwares lernen. Da einige bereits seit Jahrzehnten mit den bisherigen Programmen vertraut waren, sind Berührungsängste vorhanden. Aber Anwender, die bereits in den neuen Anwendungen geschult wurden, versichern, dass die Umstellung leicht sei. Ein größeres Problem sind die ohnehin – also auch bisher schon – vorhandenen Wissenslücken.

✅ OpenSource spart Lizenzkosten, vereinfacht durch offene Formate und Schnittstellen den Austausch zwischen Behörden und Anwendungen und verhindert Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten.

⛔️ Closed Source kann ein Sicherheitsproblem sein und ist eine unkalkulierbare Kostenfalle.

ⓘ Quelle: El País am 1.12.2017.

▶︎ Backup-Tipp für WordPress: AiOMT

Backup mit nur 1 Klick: All in One WordPress Migration Tool
Backup: nur 1 Klick

▣ Die Häufigste aber auch langweiligste Aufgabe im WordPress-Support ist die Wiederherstellung einer Site. Eingeschleuster Schadcode oder inkompatible Plugins führen schnell mal zu einem Crash des ganzen Internetauftritts.
Ohne zu zögern installieren BetreiberInnen Plugins aus unbekannten Quellen oder machen Änderungen an der htaccess. Schnell hat man sich durch eine Lücke im System eine SQL-Injection eingefangen. Oder ein Plugin-Programmierer verkauft sein Werk an Verbrecher ¹.

Dabei ist es so einfach

◉ Es ist nur 1 Klick auf den gewünschten Backup-Typ und man hat ein Backup auf dem Server erzeugt. Bei Bedarf kann es in wenigen Minuten wiederhergestellt werden. Und zwar auf jedem beliebigen WordPress-System; nicht nur dem, von dem es stammt. Deshalb heißt es Migration Tool. Das All in One WordPress Migration Tool. Damit lässt sich eine WordPress-Installation mit 2 Klicks – erst Export, dann Import – auf einem lokalen Rechner als Test-System klonen. Zum Beispiel, um unbekannte Plugins auf Kompatibilität zu testen. q.e.d.

Link: All-in-One-WP-Migration im WordPress-Plugin-Verzeichnis.

ⓘ Quelle:
1) https://www.wordfence.com/blog/2017/12/plugin-backdoor-supply-chain/

▶︎ Nextcloud 12 – jetzt einsteigen

NextClouudEigene Cloud ist Goldes wert. Version 12 erlaubt nun über 100.000 User an einer Installation – durch Skalierung sind jetzt Millionen User möglich. Ansonsten bringt NextCloud für User keine offensichtlichen Neuerungen. Aber dieser technologische Schub illustriert die Leistungsfähigkeit und das Niveau des Know-hows.

█ Dateien, Kontakte und Kalender auf dem eigenen Server. Datenschutzkonform, Anbieterunabhängig, Open Source. Clients für iOS, MacOS, Windows und Android.

Steigen Sie jetzt mit NextCloud 12 ein: Installation und Einrichtung auf Ihren Clients in wenigen Stunden.

⦿ Die Neuerungen sind im Blog von NextCloud ausführlich beschrieben: Nextcloud 12