20 Jahre ODF: Open Document Formate

Mai 4, 2026

Wie lange arbeiten Sie bereits mit Computern bzw. Office-Software?
Haben Sie in letzter Zeit einmal eine 20 Jahre alte *.doc- oder *.xls-Datei zu öffnen versucht? Das geht oft schief und teilweise gar nicht.
Meinen Sie, man kann in weiteren 20 Jahren Jahren noch *.docx- und *.xlsx-Dateien öffnen? Genau – vermutlich wird das teilweise schief laufen oder gar nicht funktionieren.

Dateien von Microsoft Office sind schnell inkompatibel und unbrauchbar

Das liegt an den proprietären, sprich herstellergebundenen Dateiformaten von Microsoft – doc, xls und ppt. Deren Struktur ist schlecht oder gar nicht dokumentiert, das Format war bisher binär, also nicht menschenlesbar. Die Nachfolgeformate docx und xlsx sind zwar etwas offener, aber immer noch herstellerspezifisch. Microsoft hält die eigenen Dokumenten-Vorgaben selbst nicht ein – und veröffentlicht diese Abweichung nicht. Ein sogenannter Vendor Lockin.

User stecken damit in einer Art Format-Falle. Will man ein altes Dokument öffnen, braucht man die alte Software, die man auf einem alten Computer aufhebt. Durch die Abo-Falle sind wir darüber hinaus gezwungen, diese Abos ewig zu behalten, damit wir alte Dateien öffnen können. Ein Ausweg tut Not.

Was ist der Ausweg? – die Open Document Formate (ODF)

Bereits 2006 wurde der international genormte, quelloffene Standard für Dateiformate von Bürodokumenten wie Texten , Tabellen und Präsentationen als internationale ISO-Norm 26300 veröffentlicht – ODF. Inhalt und Aufbau der ODF-Dateien sind als Text von Menschen lesbar, da sie an HTML angelehnt sind, und können theoretisch mit jedem Texteditor geändert werden – einfacher geht es natürlich mit Office-Software.

Planungssicherheit: ISO-Norm

Dank der internationalen ISO-Normung 26300 steht ein ausgereiftes Dateiformat zur Verfügung, das zur Not sogar von Microsoft Office verarbeitet werden kann:

  • *.odt für Open Document Text
  • *.ods für Open Document Spreadsheet
  • *.odp für Open Document Presentation

Alle modernen Office-Pakete beherrschen die offenen Formate:

Viele der Office-Suiten sind kostenlos. Für das teure Microsoft Office gibt es daher keinen Grund.

Deshalb: ein Wechsel zu ODF

Die Open Document Formate sind zukunftssicher, kosten nichts und sind viel mächtiger als andere Formate, eben weil sie offen und flexibel sind. Vorhandene Dokumente lassen sich einfach unter dem neuem Format speichern; nur dilettantisch aufgebaute Dokumente machen Probleme – aber das taten sie dann auch schon im Microsoft-Format.

Endlich klappt der Datei-Austausch

Einer der wichtigsten Vorteile ist die Interoperabilität: alle Empfangenden Ihrer Dateien können diese endlich problemlos öffnen; Sie können empfangene Dateien von anderen bearbeiten. Das stellt eine erhebliche Vereinfachung vieler Workflows dar – traumhaft.

Allerdings darf man nicht verschweigen, dass sich nicht wenige Menschen Workarounds für die Formatierung ihrer Texte bzw. Dokumente angewöhnt haben, die zwar mit dem jeweils anderen Programm geöffnet und bearbeitet werden können, die Formatierung aber manchmal zerschössen aussieht. Beliebteste Unarten sind die Verwendung von Leerzeichen, um einen Zeilenumbruch zu erreichen. Oder Absätze und Zeilenschaltungen, um Abstände zu realisieren. Auch die Verwendung von proprietären Funktionen ist in seltenen Fällen ein Problem.

Die Formatierung mit Leerzeichen funktioniert zum Beispiel deshalb nicht, weil andere Programme wegen fehlender Lizenzen für Microsoft-Schriften nicht so ohne weiteres diese Schriften des Ursprungsdokuments benutzen dürfen oder auf dem Zielgerät einfach gar nicht vorhanden sind. Der Umstieg auf Open Document Formate (ODF) ist gleichzeitig ein guter Zeitpunkt, die verwendeten Standard-Schriften (Fonts) ebenfalls auf offene Formate umzustellen: statt Arial oder Calibri sehen auch Noto Sans oder Roboto toll aus – und dürfen beliebig verwendet und weitergegeben werden. Die Noto existiert außerdem als Serif Schnitt – denn das Konzept ist eine universelle Einsetzbarkeit – und kann dadurch etwa eine Times ersetzen.

Um solche Schwierigkeiten schon beim schreiben gar nicht erst aufkommen zu lassen, sollte man sich mit der sogenannten Semantik eines Dokuments beschäftigen.
▸ Eine Zeile wird nicht zur Überschrift, weil man sie fett und größer auszeichnet, sondern weil sie die semantische Eigenschaft Überschrift zugewiesen bekommt.
▸ Eine Aufzählung entsteht nicht durch eine Einrückung mit Hilfe von Leerzeichen, sondern durch die semantische Eigenschaft Einrückung.
▸ Eine AUfzählung entsteht nicht durch eine einrückende Leerzeichen und einen Bollerpunkt, sondern durch die semantische Eigenschaft Aufzählung
▸ und so weiter.

Durch die Semantik entstehen viele weitere Vorteile, wie zum Beispiel eine automatische Verschlagwortung oder ein Inhaltsverzeichnis. Künstliche Intelligenz „versteht“ mit derartigen Auszeichnungen viel besser den Inhalt. Aber vor allem erleichtert zu Zuweisung von Semantik das Formatieren: sollen zum Beispiel alle Überschriften in einer anderen Schrift und Farbe gesetzt sein, wird nur einmal die Vorlage für die semantische Definition Überschrift geändert.

Collaboration

Insbesondere mit Collabora Office als lokal installiertem Programm sowie als Online-Office – zum Beispiel in einer NextCloud – sind die Fähigkeiten der Open Document Formate (ODF) für die gleichzeitige gemeinsame Bearbeitung von aktueller Bedeutung. Denn mit einem offenen Format lässt sich Zusammenarbeit natürlich viel einfacher fehlerfrei realisieren, als mit einem herstellerspezifischen Format, das nicht mal von den eigenen Leuten korrekt umgesetzt wird.

Konvertierung

Die Umwandlung der Dokumente kann sukzessive bei der Arbeit von den Anwendenden durchgeführt werden. Schicker und sinnvollen wäre es, sich von einem Dienstleister wie XAG.info neue Dokumentvorlagen im Open Document Format erstellen zu lassen, die auf der Basis der bisherigen Dateien beruhen.

Wir erstellen Ihnen gerne ODF-Vorlagen. Schreiben Sie uns eine eMail oder Nachricht per Kontakt-Formular.