Wie lange arbeiten Sie bereits mit Computern bzw. Office-Software?
Haben Sie in letzter Zeit einmal eine 20 Jahre alte *.doc- oder *.xls-Datei zu öffnen versucht? Das geht oft schief und teilweise gar nicht.
Meinen Sie, man kann in 20 Jahren Jahren noch *.docx- und *.xlsx-Dateien öffnen? Vermutlich wird das teilweise schief laufen oder gar nicht funktionieren.
Dateien von Microsoft Office sind schnell inkompatibel und unbrauchbar
Das liegt an den proprietären – sprich herstellergebundenen Dateiformaten von Microsoft – doc, xls und ppt. Die Struktur ist schlecht oder gar nicht dokumentiert, das Format ist binär, also nicht menschenlesbar. Die Nachfolgeformate docx und xlsx sind zwar etwas offener, aber immer noch herstellerspezifisch. User stecken damit in einer Art Format-Falle. Will man ein altes Dokument öffnen, braucht man die alte Software, die man auf einem alten Computer aufhebt. Durch die Abo-Falle sind wir darüber hinaus gezwungen, diese Abos ewig zu behalten, damit wir alte Dateien öffnen können. Ein Ausweg tut Not.
Was ist der Ausweg? – die Open Document Formate
Bereits 2006 wurde der international genormte, quelloffene Standard für Dateiformate von Bürodokumenten wie Texten , Tabellen und Präsentationen als internationale ISO-Norm 26300 veröffentlicht – ODF. Inhalt und Aufbau der ODF-Dateien sind als Text lesbar, da an HTML angelehnt, und können theoretisch mit jedem Texteditor geändert werden – einfacher geht es natürlich mit Office-Software.
Planungssicherheit: ISO-Norm
Dank der internationalen ISO-Normung 26300 steht ein ausgereiftes Dateiformat zur Verfügung, das zur Not sogar von Microsoft Office verarbeitet werden kann:
- *.odt für Open Document Text
- *.ods für Open Document Spreadsheet
- *.odp für Open Document Presentation
Alle modernen Office-Pakete beherrschen die offenen Formate:
- Libre Office
- Open Office
- Only Office
- Collabora Office
- KDE Calligra Office
- Abiword
- iWork
- SoftMaker Office
- natürlich Microsoft Office
- und so weiter …
Viele der Office-Suiten sind kostenlos. Für das teure Microsoft Office gibt es daher keinen Grund.
Deshalb: ein Wechsel zu ODF
Die Open Document Formate sind zukunftssicher, kosten nichts und sind viel mächtiger als andere Formate, eben weil sie offen und flexibel sind. Vorhandene Dokumente lassen sich einfach unter dem neuem Format speichern; nur dilettantisch aufgebaute Dokumente machen Probleme – aber das taten sie dann auch schon im Microsoft-Format.
Endlich klappt der Datei-Austausch
Einer der wichtigsten Vorteile ist die Interoperabilität: alle Empfangenden Ihrer Dateien können diese endlich problemlos öffnen; Sie können empfangene Dateien von anderen bearbeiten. Das stellt eine erhebliche Vereinfachung vieler Workflows dar – traumhaft.
Collaboration
Insbesondere mit Collabora Office als lokal installiertem Programm sowie als Online-Office – zum Beispiel in einer NextCloud – sind die Fähigkeiten der Open Document Formate (ODF) für die gleichzeitige gemeinsame Bearbeitung von aktueller Bedeutung. Denn mit einem offenen Format lässt sich Zusammenarbeit natürlich viel einfacher fehlerfrei realisieren, als mit einem herstellerspezifischen Format, das nicht mal von den eigenen Leuten korrekt umgesetzt wird.