Um es gleich vorweg zu nehmen: ich habe mich unter mehr als zwei Dutzend Systemen zur Zeiterfassung – neudeutsch TimeTracker – aus hauptsächlich zwei Gründen letztlich für OfficeTime entschieden. Der wichtigste Grund war, dass es bidirektional mit anderen Kalendern synchronisieren kann, hier mit iCal und BusyCal. Eher eine Voraussetzung, um an meinem Vergleichstest teilnehmen zu können, ist das Vorhandensein von Versionen für iOS, macOS X und Windows OS; eine Version für Android gibt es dagegen noch nicht.
Zeiterfassung durchdacht: Bidirektionale Synchronisation mit dem Kalender
Es gibt Arbeitszeiten, die vorher klar sind, zum Beispiel weil ein Termin beim Kunden feststeht. Der Termin steht deshalb im Kalender. Den in eine Zeiterfassung zu übertragen, wäre eine zusätzliche Mehrarbeit, die im Computerzeitalter unnötig sein sollte. Außerdem birgt manuelles Übertragen zusätzliche Fehlerquellen. Fehler sollten in Abrechnungen aber nicht vorkommen.
Und es gibt Arbeitszeiten, die erst klar sind und gemessen werden können, wenn sie anfallen. Das sind die meisten Tätigkeiten, die man im Auftrag abarbeitet. Diese Arbeiten können direkt in einer Zeiterfassung protokolliert werden.
Daher liegt es auf der Hand, dass alle geleisteten Zeiten letztendlich in der Zeiterfassung stehen. Schließlich haben Kalenderprogramme keine Auswertungsfunktionen – was vielleicht eine gute Geschäftsidee für ein Team von Programmierern wäre, die keine Produktidee haben: ein Auswertungs-Plugin für iCal oder BusyCal.
Um die erwähnte Fehlerquelle der doppelten Erfassung zu vermeiden, ist es wünschenswert, dass sich die Zeiterfassung die Arbeitszeiten aus den Terminkalendern selbstständig zieht. Und der Vollständigkeit halber sollten die in der Zeiterfassung protokollierten Zeiten in den Kalender übertragen werden – deshalb die Zwischenüberschrift Bidirektionale Synchronisation. Beides beherrscht OfficeTime in der getesteten Version 1.9. Wenn man das nicht will, kann auch nur jeweils eine Richtung für den Datenfluss gewählt werden.
Die Ergonomie haben andere Programme besser gelöst. Etwa der übliche Abschluss einer Feldänderung mit Enter: das führt bei OfficeTime zum Aufruf eines Dialogfensters. Auch das Layout ist bei TimeSlice platzsparender. Insgesamt ist das Editieren von Einträgen in TimeSlice einfach, in OfficeTime meist nervig – oder ich stelle mich zu doof an. Deshalb starte und stoppe ich meine Tasks in OfficeTime, schreibe den Text dann jedoch im Kalender dazu – sofern noch notwendig. Denn OfficeTime ergänzt automatisch eine optionale Job-Nummer (oder was immer man in das Feld einträgt), die Kategorie (z. B. »Korrekturlesen«) sowie eine Notiz– natürlich nur auf Wunsch.
Was mir fehlt, sind Ordner, um Tasks in den Projekten besser zu strukturieren. Das haben leider alle getesteten Programme gekonnt – außer OfficeTime. Allerdings hat der Autor Stephen Dodd das für die Version 2 angekündigt.
Außerdem ist eine Erfassung in Abhängigkeit bestimmter Programme (zum Beispiel InDesign für Layout, Browser für Testing) oder Dateien (zum Beispiel die Tabelle Umsatz) wünschenswert. Das macht zum Beispiel TimeSlice (4.6.3). Leider ist das Programm seit Jahren nicht aktualisiert worden. Im Test hat die eigentlich auch in TimeSlice vorhandene Synchronisation nicht (mehr) funktioniert. Das ist bei einem so wichtigen Kriterium wirklich sehr schade. Um so schöner, dass ich in OfficeTime einen Ersatz gefunden habe.
Ursprünglich sollte es ein echter Vergleichstest der Apps werden, weil ich im Internet keinen Bericht gefunden habe, der meine Fragen beantworten konnte. Angesehen und benutzt habe ich mir zwei Gruppen von Programmen bzw. Apps: die mit Zwang zur Registrierung und die ohne. Zu den letzteren gehören atWork, Hours, Qlaqs (2 Versionen), timeEdition, TimeTack Ent., TimeTrack Free, timr, Tyme 2 sowie zweiverschiedene Apps mit dem Namen Zeiterfassung. Tests ohne Anmeldung beim Hersteller sind natürlich viel sympathischer, auch wenn Test-Accounts keine große Sache sind. Da aber auch die anderen Programme neugierig gemacht haben, habe ich noch eine Gruppe Apps mit Registrierungs-Zwang angesehen. Das waren clockodo, Freework, Harvest (das auch durchaus einen guten Eindruck machte), KWP zeit, LogMyTime, planovoZeiterfassung, Timely, TimeRecording, TimeTac, TimeTRacker+, Timeboard, TrackingTime, wieder zwei Apps mit dem Namen Zeiterfassung sowie ZEP2. Einige Hersteller scheinen nur mit Präsenz in den App-Shops für mobile Systeme Umsatz machen zu wollen. Professionelle AnwenderInnen erreicht man so auf Dauer nicht.
Über ein Jahr später habe ich den Web-Dienst mite untersucht. Leider kann man die App für macOS aus unerfindlichen Gründen nicht mehr downloaden – denn sie funktioniert einwandfrei. Insgesamt ist mir mite allerdings zu unflexibel. Man kann nicht mal einen falsch im Kalender eingetragenen Task auf einen anderen Tag verschieben.
Aber einerseits wäre der Aufwand für einen Test ohne zahlenden Auftraggeber zu groß gewesen. Und andererseits hat sich eben schnell herauskristallisiert, dass es für mich ein KO-Kriterium ist, die Synchronisation mit iCal zu beherrschen.
Fazit
Das Programm macht, was es soll: die Zeit erfassen. Das können andere auch. Der USP ist die Synchronisation mit iCal. Da dies eben nur ein TimeTracker beherrscht und ein zweiter eventuell nach einem Update (TimeSlice), war sozusagen automatisch OfficeTime der Sieger für mich.
✅ Synchronisation mit den Kalendern des jeweiligen Systems – sprich iCal.
⛔️ Synchronisation ist träge (Core i7 mit 2,8 GHz), wenn es um das Einlesen von vielen Datensätze aus iCal geht. Layout und Editierfunktionen sind bei anderen Programmen besser. Es ist jetzt schon zu sehen, dass mir persönlich das nächste Programmlayout gar nicht gefallen wird, weil es neumodisch den Platz auf dem Screen vergeudet. Keine Ordner (angekündigt).
⦿ OfficeTime Zeiterfassung und Auswertung. Autor: Stephen Dodd. Preis: 42 Euro für Mac/Win. 9 Euro für iOS.
◉ Bald erscheint: OfficeTime Version 2 – ich wünsche Stephen Dodd damit viel Glück und werde die Version zügig nach Erscheinen testen.
Wer möchte kann die neue Version über Crowd Funding unterstützen: https://crowdfunder.officetime.net/projects/version2/